A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial tem a seu cargo as funções de natureza técnica nos domínios da gestão orçamental, financeira, económica e patrimonial da FLUL e coadjuva, de forma geral, o Conselho de Gestão no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas. Compreende os seguintes núcleos:

  • Aprovisionamento
  • Contabilidade, Orçamento e Conta
  • Património
  • Tesouraria

 

Núcleo de Aprovisionamento

Compete ao Núcleo de Aprovisionamento:

  1. Instruir, acompanhar e avaliar o processo instrutório de pré-contratação de aquisição de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, sob proposta e apreciação técnica dos demais serviços/unidades da FLUL, salvaguardando as articulações necessárias;
  2. Elaborar, sob orientação do Conselho de Gestão, o plano anual de aquisições e assegurar a sua execução em tempo útil, atendendo a critérios de ordem legal, técnica, de economia e de oportunidade;
  3. Conhecer o mercado e gerir adequadamente a relação com os fornecedores, através de um sistema de avaliação contínuo do serviço prestado;
  4. Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação que potencie a capacidade negocial da FLUL, a eficiência e racionalidade da contratação através da centralização e da integração das necessidades de bens, de serviços e de plataformas tecnológicas para o efeito;
  5. Levar a cabo, em articulação com outros serviços, as ações e procedimentos necessários à celebração de contratos de aquisição de bens e de prestação de serviços e empreitadas, de acordo com a legislação em vigor;
  6. Manter uma base de dados atualizada de contratos;
  7. Gerir as existências em armazém garantindo em depósito o material de consumo corrente;
  8. Registar todas as entradas e saídas de armazém e criar todos os controlos necessários;
  9. Fornecer os serviços, mediante requisição, os consumíveis e outros bens necessários ao seu funcionamento;
  10. Rececionar material e controlar a sua quantidade e qualidade;
  11. Identificar material de baixa rotação, obsoleto ou danificado de forma irrecuperável, procedendo ao seu abate, quando autorizado.

 

Núcleo de Inventário e Património

Compete ao Núcleo de Inventário e Património, nomeadamente:

  1. Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Faculdade;
  2. Gerir o património da Faculdade e zelar pela sua conservação e segurança, promovendo as reparações necessárias;
  3. Informar a respetiva chefia sobre a verificação de incumprimento de contratos de assistência técnica;
  4. Proceder ao registo do património (inventário), incluindo etiquetagem dos bens;
  5. Proceder ao abate no inventário dos bens qualificados como deteriorados ou obsoletos;
  6. Proceder à revelação contabilística de todos os movimentos patrimoniais, de acordo com o plano de contabilidade aprovado;
  7. Manter atualizado o seu arquivo.

 

Núcleo de Contabilidade, Orçamento e Conta

Compete ao Núcleo de Contabilidade, Orçamento e Conta:

  1. Executar a escrituração respeitante à contabilidade orçamental, patrimonial e analítica da FLUL;
  2. Elaborar o projeto de orçamento da FLUL, os relatórios mensais e trimestrais de controlo orçamental e os instrumentos de gestão previsional;
  3. Gerir a execução orçamental da FLUL, reportando a sua evolução, bem como organizar os processos de alteração orçamental, nomeadamente os de reforço e anulação e créditos especiais;
  4. Elaborar e tratar a informação solicitada pelo Conselho de Gestão, nomeadamente estudos técnico-administrativos e de índole financeira;
  5. Elaborar os documentos de prestação de contas e apresentar às entidades oficiais, de acordo com a legislação em vigor;
  6. Elaborar e processar as requisições de fundos respeitantes ao Orçamento de Estado;
  7. Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do Conselho de Gestão;
  8. Informar e verificar os processos de despesa no que respeita à sua legalidade e cabimentação de verba, bem como os relativos à arrecadação de receitas e às aplicações financeiras;
  9. Agregar e contabilizar toda a documentação de despesa e receita do orçamento da FLUL, da atividade de ensino, de investigação e de prestação de serviços à sociedade;
  10. Instruir os processos relativos às autorizações de pagamento;
  11. Analisar e reconciliar as contas bancárias;
  12. Cumprir as obrigações fiscais, nomeadamente as respeitantes ao IVA e às retenções de impostos;
  13. Cumprir as obrigações perante as entidades de contribuições obrigatórias ou facultativas;
  14. Assegurar a emissão dos documentos para a arrecadação e anulação de receitas, nomeadamente faturas, notas de débito e de crédito;
  15. Manter atualizado o arquivo contabilístico.

 

Núcleo de Património

Compete ao Núcleo de Património:

  1. Organizar e manter organizado o inventário e cadastro dos bens e imóveis da FLUL, possibilitando o cálculo das amortizações a integrar na contabilidade patrimonial;
  2. Assegurar que os serviços/unidades comuniquem as alterações à localização dos bens à sua guarda, designadamente quando ocorram transferências, abates, reparações e beneficiações;
  3. Acompanhar os processos de aquisição de bens de forma a garantir o registo, inventário e etiquetagem antes da sua disponibilização aos serviços e/ou unidades da FLUL;
  4. Promover os processo de abate ou alienação de bens, assegurando o cumprimento dos requisitos legais.

 

Núcleo de Tesouraria

Compete ao Núcleo de Tesouraria:

  1. Dar entrada de todas as receitas por que é responsável o Conselho de Gestão e emissão dos respetivos recibos de quitação;
  2. Efetuar os pagamentos aprovados e autorizados pelo Conselho de Gestão, no que respeita a fornecedores, outros credores e Estado;
  3. Assegurar o fluxo documental diário respeitante aos pagamentos e recebimentos efetuados;
  4. Manter rigorosamente atualizadas as folhas de caixa e de depósito de modo a ser possível verificar a qualquer momento a exatidão dos fundos em cofre e em depósito;
  5. Gerir e controlar o fundo de caixa e o fundo de maneio.