A Divisão de Serviços Académicos (DSAcad) da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa tem a seu cargo, no âmbito académico, a gestão técnica e administrativa e o apoio aos órgãos de governo da Faculdade, bem como o tratamento e circulação de informação de interesse académico.
É composta pelos seguintes Núcleos:
- Núcleo de Estudos Graduados;
- Núcleo de Estudos Pós-Graduados;
- Núcleo de Gestão Pedagógica;
- Núcleo de Apoio ao Estudante;
- Núcleo de Secretariado.
Núcleo de Estudos Graduados
O Núcleo de Estudos Graduados tem a seu cargo tarefas de caráter predominantemente administrativo no âmbito dos estudos graduados da FLUL, nomeadamente:
a. Preparar e realizar processos de matrículas e inscrições;
b. Organizar procedimentos relacionados com concursos e regimes especiais de acesso de estudantes, designadamente de “mudança de par instituição/curso”, “reingresso”, “maiores de 23”, “titulares de cursos médios e superiores” e “estudantes internacionais”;
c. Instruir e informar requerimentos de estudantes nas áreas académica e pedagógica;
d. Instruir procedimentos de equivalência e reconhecimento de habilitações estrangeiras de nível superior;
e. Gerir taxas e emolumentos da área académica;
f. Gerir processos relativos ao percurso académico dos estudantes;
g. Instruir procedimentos tendentes à emissão de certidões de registo de grau, de diplomas conferentes de grau ou título e de suplementos ao diploma;
h. Emitir certidões de âmbito académico, designadamente de matrícula, inscrição, frequência, exame e conclusão;
i. Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;
j. Prestar informação oficial de âmbito académico, aos órgãos de Governo da Faculdade e a entidades externas;
k. Colaborar no procedimento de Distribuição de Serviço Docente;
l. Gerir os processos associados à mobilidade de estudantes entre Escolas da Universidade;
m. Garantir a atualização permanente das bases de dados académicas;
n. Supervisionar a resolução de problemas relacionados com a sobrelotação de turmas durante o processo de inscrição dos alunos;
o. Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado a estudantes de formação inicial.
Núcleo de Estudos Pós-Graduados
O Núcleo de Estudos Pós-Graduados tem a seu cargo tarefas de caráter predominantemente administrativo no âmbito dos estudos pós-graduados da FLUL, nomeadamente:
a. Preparar e realizar processos de matrículas e inscrições;
b. Organizar procedimentos de candidatura aos cursos de estudos pós -graduados;
c. Gerir todos os processos e procedimentos relacionados com provas académicas para atribuição dos graus de mestre e doutor;
d. Instruir procedimentos de equivalência e reconhecimento de habilitações estrangeiras de nível superior;
e. Gerir taxas e emolumentos da área académica;
f. Gerir processos relativos ao percurso académico dos estudantes;
g. Instruir procedimentos tendentes à emissão de certidões de registo de grau, de diplomas conferentes de grau ou título e de suplementos ao diploma;
h. Emitir certidões de âmbito académico, designadamente de matrícula, inscrição, frequência, exame e conclusão;
i. Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;
j. Prestar informação oficial de âmbito académico, aos órgãos de Governo da Faculdade e a entidades externas;
k. Colaborar no procedimento de Distribuição de Serviço Docente;
l. Gerir os processos associados à mobilidade de estudantes entre Escolas da Universidade;
m. Garantir a atualização permanente das plataformas informáticas em uso no âmbito académico;
n. Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado a estudantes de pós -graduação.
Núcleo de Gestão Pedagógica
Ao Núcleo de Gestão Pedagógica compete, nomeadamente:
a. Elaborar os horários letivos de 1.º Ciclo;
b. Gerir a atribuição de salas para tempos letivos;
c. Assegurar o secretariado e expediente próprios do Conselho Pedagógico;
d. Auxiliar os docentes no acesso ao lançamento de sumários, notas e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso no âmbito académico;
e. Manter atualizada a informação de índole pedagógica na página web;
f. Gerir a atribuição de bolsas ou prémios a estudantes do ensino superior.
Núcleo de Apoio ao Estudante
Ao Núcleo de Apoio ao Estudante compete, nomeadamente:
a. Propor e dinamizar iniciativas de acolhimento e integração académica para novos estudantes da Faculdade;
b. Proporcionar apoio psicológico e psicopedagógico de forma a promover o sucesso académico e o bem -estar dos estudantes;
c. Propor e dinamizar iniciativas no âmbito da Responsabilidade Social, designadamente ações ou programas de cariz social e de voluntariado;
d. Apoiar os estudantes com necessidades educativas especiais e respetivos docentes através do desenvolvimento de medidas ou de propostas para a adaptação ou aquisição dos meios necessários à boa concretização do processo de ensino e aprendizagem destes estudantes;
e. Organizar eventos e ações de formação, designadamente na área da inclusão e do desenvolvimento de competências académicas e psicossociais.
Núcleo de Secretariado
O Núcleo de Secretariado compreende os secretariados das Áreas e funciona na dependência hierárquica do Coordenador da DSAcad, e compete-lhe, nomeadamente:
a. Assegurar o secretariado e expediente próprios das comissões executivas, científicas, pedagógicas e coordenadores de cursos;
b. Estabelecer o contacto com os restantes serviços da Faculdade;
c. Preparar expediente a ser levado à Comissão Coordenadora em tempo útil, de acordo com as datas estabelecidas pela Direção, como por exemplo:
- Propostas de júris de mestrado, doutoramento e Prova Intermédia e de Qualificação;
- Propostas de Cursos Livres;
- Propostas de Contratação de Pessoal Docente/Investigador;
- Acumulação de Funções Privadas;
- Pedido de Licenças Sabáticas;
- Relatórios de Atividades desenvolvidas durante a Licença Sabática;
- Nomeações de Diretores de Áreas, Cursos e Relatores.
d. Assegurar entrega de Protocolo dos vários processos em curso com os serviços da Faculdade;
e. Assegurar a distribuição da correspondência pelos Departamentos e Centros da Faculdade;
f. Gerir a ocupação das Salas Mattos Romão, Pedro Hispano, SAD (sala anexa Departamento Filosofia), DEA (sala Departamento Estudos Anglísticos), Instituto Fernão Lopes e Lambrino Buescu.
g. Tratar das Mobilidades de Curta Duração e Equiparações a Bolseiro, bem como das ajudas de custo inerentes às deslocações;
h. Efetuar o atendimento aos alunos nas áreas académica e pedagógica;
i. Elaborar o calendário de exames dos cursos de 1.º Ciclo;
j. Compilar e sistematizar a informação pertinente à preparação da Distribuição de Serviço Docente;
k. Compilar e assegurar a publicação na página da Faculdade dos programas de 1º, 2 e 3º ciclos;
l. Assegurar a elaboração dos horários de 2º e 3º ciclos junto dos Diretores de Curso e dos Serviços;
m. Assegurar o apoio nas comunicações internas e externas, nomeadamente convocatórias, atendimento presencial e telefónico, e por correio eletrónico;
n. Gerir o arquivo de pautas;
o. Gerir a desmaterialização do arquivo do NSA.